Le syndicat est une personne morale. Ce statut lui confère la personnalité juridique, impliquant différents droits et obligations. De plus, le syndicat observe certaines règles quant à sa composition et doit suivre la mission que la loi lui a octroyée.

Le syndicat de copropriété, pris en son conseil d’administration, doit répondre à plusieurs obligations.

La copropriété divise est créée par une succession d'étapes et de démarches mettant en scène plusieurs acteurs. L'acteur le plus important dans cette mise en marche est l’administrateur provisoire : le 1^er administrateur de la copropriété.

L'administration provisoire prend fin quand le promoteur a vendu suffisamment d’unités et qu’il ne détient plus une majorité des voix dans la copropriété. Ce « transfert » du promoteur au conseil d’administration futur, de l’administration de la copropriété, est une étape importante dans la vie de la copropriété.

Dans le cadre de sa mission, le conseil d’administration doit se réunir plus ou moins régulièrement. La fréquence des réunions peut dépendre de l’importance de la copropriété, de la qualité de gestion que les administrateurs souhaitent apporter à leur copropriété, ou encore de ce que peut prévoir le règlement d’immeuble.

Les administrateurs sont les personnes qui composent le conseil d’administration du syndicat de copropriété, dont ils sont les mandataires.

Les modalités de leur nomination, remplacement et rémunération sont normalement prévues à la déclaration de copropriété, mais se retrouvent aussi, à défaut, dans le Code civil du Québec (C.c.Q.).

Le mandat d’un administrateur, qu’il soit bénévole ou rémunéré, n’est ni une faveur, ni un honneur, ni un loisir : c’est une responsabilité. L’administrateur doit être bien conscient de cet aspect du poste.

Aucun minimum quant au nombre d'administrateurs n’est requis par la loi : le conseil d’administration du syndicat de copropriété pourrait même être composé d’un administrateur unique. C’est la déclaration de copropriété qui prévoit ce nombre.

La déclaration de copropriété est la convention qui régit les rapports entre les copropriétaires et les administrateurs, en regard de l’immeuble. Il s’agit d’un document juridique capital pour la vie de la copropriété. D’ailleurs c’est par sa publication que le syndicat prend naissance.

La déclaration de copropriété est l’acte comprenant l’ensemble des règles assurant l’efficacité de l’organisation de la copropriété et stipule les conditions d’utilisation et de jouissance des parties privatives et communes.

Alors que l’interprétation de la déclaration de copropriété peut déjà poser habituellement des problèmes en assemblée de copropriétaires, voilà que les débats se compliquent plus encore pour une copropriété constituée avant la réforme du Code civil du Québec (C.c.Q.) de 1994, et dont la déclaration n’a pas été mise à jour…

La destination de l’immeuble correspond à la vocation de l’immeuble : ce que l’on veut en faire : une résidence, un centre de villégiature, un centre commercial?

Il s’agit simplement du caractère distinctif de la copropriété.

L’article 1070 du Code civil du Québec prescrit que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires un registre. Conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre, qui constitue ni plus ni moins la mémoire de la copropriété.

Le certificat d’immeuble et le carnet d’entretien sont des outils essentiels pour une copropriété désireuse d’assurer une gestion adéquate. Ils permettent d’assurer la pérennité de l’immeuble par l’implantation de programmes d’entretien efficaces. Il peut être très intéressant pour l’acheteur d’une unité de consulter ces documents, car ils lui donneront une bonne idée de l’état de l’entretien de la copropriété envisagée.

L’assemblée des copropriétaires peut prendre différentes formes durant toute la vie de la copropriété.

Convoquer une assemblée de copropriétaires est une procédure bien spécifique qui doit être respectée scrupuleusement. En effet, la nullité d’une décision prise lors d’une assemblée peut être demandée au motif que la procédure de convocation n’a pas été respectée.

À la réception de votre avis de convocation pour l’assemblée annuelle des copropriétaires, il est tout à fait possible pour vous de décider de ne pas vous rendre à l’assemblée et de vous y faire représenter. C’est la solution idéale pour tout copropriétaire souhaitant que ses droits de vote soient exercés lors de l’assemblée malgré son absence : il s’agit de la technique de la procuration.

Lors d’une assemblée, la signature du registre des présences par tous les copropriétaires présents ou représentés (par procuration) permet de calculer le quorum de l’assemblée.

Quand lors d'une assemblée, le quorum n’est pas atteint à l'heure de la convocation, l'assemblée ne peut être ouverte et n'a pas lieu. L’assemblée est alors ajournée et un avis est donné à tous les copropriétaires concernant la date à laquelle elle est reportée : la prochaine assemblée sera une assemblée dite de rattrapage. Le quorum de cette assemblée se calcule différemment du quorum habituel.

Le vote en assemblée met en jeu les droits de vote de tous les copropriétaires présents lors de l'assemblée. Comment se déroule ce vote? Comment sont réparties les voix? L'exercice du droit de vote peut-il être  perturbé?

Lors d’une assemblée des copropriétaires, les résolutions sont adoptées ou rejetées selon qu’une majorité est atteinte ou non. L’article 1096 du Code civil du Québec (C.c.Q.) énonce qu’en principe, la majorité à atteindre est une majorité simple des voix détenues par les copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée.

C'est possible. Par résolution écrite, un vote peut être exprimé par les administrateurs (au titre du conseil d’administration) ou par les copropriétaires (au titre de l’assemblée des copropriétaires), sans qu’aucune réunion ou assemblée en tant que telle ait été tenue.

Le budget prévisionnel est le plan financier d’une copropriété pour l’année budgétaire à venir. Il doit prévoir les sommes requises pour faire face aux dépenses courantes de l’année à venir et celles à être versées au fonds de prévoyance, constitué en vertu de l’article 1071 du Code civil du Québec (ci-après « C.c.Q. »).

C’est le mandat de gérance qui détermine en premier lieu les pouvoirs d'un gestionnaire d'immeuble. La décision du conseil d’administration d’engager un gérant (c'est-à-dire la résolution écrite ou le procès-verbal) pourra même apporter des informations complémentaires.

Il incombe au conseil d’administration de procéder à l’administration de la copropriété. Pour l’assister dans cette tâche, la Loi permet que l’administration courante du syndicat puisse être confiée à un gestionnaire, choisi ou non parmi les copropriétaires.

Dans les copropriétés d’une certaine envergure, il n’est pas rare que le syndicat de copropriété engage un concierge qui, souvent, résidera dans une des unités d’habitation, spécialement mise à sa disposition, gratuitement ou moyennant un loyer.

Le syndicat a pour mission la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes.

Vis-à-vis de ses employés, le syndicat a diverses obligations qui se retrouvent dans le Code civil du Québec et dans différentes lois sociales et fiscales.

Les charges communes sont réparties par rapport à la valeur relative de la fraction d’un copropriétaire. Il s’agit du seul mode de répartition possible car la disposition légale qui le prescrit est d’ordre impératif; qu'importe toute nuance qu'énoncerait une déclaration de copropriété.

Les charges communes doivent être payées par le copropriétaire de l’unité d’habitation. S'il ne paie pas, il est considéré comme défaillant, ou "en défaut de paiement". Des recours existent pour cela. Toutefois, d'autres situations, plus rares, peuvent se présenter et doivent être envisagées.

Le Code civil du Québec (C.c.Q.) dispose dans son article 1108 :

« Il peut être mis fin à la copropriété par décision des ¾ des copropriétaires représentant 90% des voix de tous les copropriétaires.